# POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ## DESARROLLOS EMPRESARIALES PARA LA WEB S.A.S. — EMP2WEB --- ## 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE | | | |---|---| | **Razón social** | DESARROLLOS EMPRESARIALES PARA LA WEB S.A.S. | | **Nombre comercial** | EMP2WEB | | **NIT** | 900608998-0 | | **Domicilio** | [Av. Calle 116 #70D-06, Bogotá, Colombia] | | **Correo de contacto** | ayuda@emp2web.com | | **Sitio web** | ganchoapp.com | --- ## 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Política aplica a toda persona natural cuyos datos personales sean tratados por EMP2WEB, incluyendo: - **Clientes:** personas naturales o jurídicas (representantes, contactos) que contratan la plataforma Gancho u otros productos de la Red EMP2WEB. - **Usuarios Finales:** personas naturales que suministran sus datos a través de formularios, códigos QR, landing pages, campañas, sorteos, rifas, promociones o programas de fidelización operados mediante la plataforma Gancho por establecimientos afiliados. - **Colaboradores y proveedores:** personas vinculadas laboralmente o por contrato con EMP2WEB. Su tratamiento se rige por políticas internas complementarias. --- ## 3. DEFINICIONES - **Dato personal:** información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable. - **Dato sensible:** aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación (origen racial, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos, de salud, entre otros). - **Titular:** persona natural a quien se refieren los datos. - **Responsable del tratamiento:** quien decide sobre los datos y sus finalidades. - **Encargado del tratamiento:** quien trata datos por cuenta del Responsable. - **Autorización:** consentimiento previo, expreso, libre e informado del titular. - **Aviso de privacidad:** comunicación al titular sobre el tratamiento y sus finalidades. - **Subencargado:** proveedor externo que trata datos bajo instrucción de EMP2WEB. - **Red EMP2WEB:** conjunto de plataformas, productos, programas y servicios operados por EMP2WEB. - **Perfilamiento:** tratamiento automatizado orientado a evaluar, analizar o predecir características o comportamientos de un titular. - **Anonimización:** proceso irreversible que impide reidentificar a una persona. --- ## 4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO EMP2WEB aplica en todo tratamiento los principios de la Ley 1581 de 2012: - **Legalidad:** solo trata datos con base legal válida. - **Finalidad:** los datos se recolectan para finalidades determinadas, explícitas y legítimas. - **Libertad:** el tratamiento requiere autorización libre del titular; no se condiciona el acceso al servicio a autorizaciones no necesarias para prestarlo. - **Veracidad:** los datos deben ser exactos y actualizados. - **Transparencia:** el titular puede conocer en cualquier momento la información sobre su tratamiento. - **Acceso y circulación restringida:** los datos no se ponen a disposición de terceros sin autorización o mandato legal. - **Seguridad:** se adoptan medidas para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado y alteración. - **Confidencialidad:** quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva. --- ## 5. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS ### 5.1 Datos de Clientes (establecimientos y negocios) - Datos de identificación: nombre, razón social, NIT o cédula, representante legal. - Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección. - Datos de uso de la plataforma: registros de actividad, campañas creadas, configuraciones. - Datos de facturación y pago: información del plan contratado, historial de pagos. ### 5.2 Datos de Usuarios Finales - Datos de identificación: nombre, apellido. - Datos de contacto: número de celular, correo electrónico. - Datos de ubicación: ciudad o zona geográfica, según el formulario de captura. - Datos de comportamiento: participación en campañas, frecuencia de visita al establecimiento, preferencias e intereses declarados o inferidos. - Datos de interacción: historial de comunicaciones recibidas y respuestas. EMP2WEB **no recolecta datos sensibles** a través de sus mecanismos de captura estándar. Si se detecta que un formulario de un establecimiento recolecta datos sensibles o datos de menores de edad sin base legal, EMP2WEB procederá a bloquear o eliminar dicha información. --- ## 6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y ROLES EMP2WEB actúa en distintos roles según el tipo de titular y los datos involucrados. ### 6.1 Datos de Clientes — EMP2WEB como Responsable EMP2WEB trata los datos de sus clientes para: 1. Gestionar la relación contractual: onboarding, facturación, soporte y administración de la cuenta. 2. Prestar y mejorar los servicios contratados. 3. Enviar comunicaciones operativas (actualizaciones, cambios, incidentes). 4. Ofrecer otros productos y servicios de la Red EMP2WEB. 5. Enviar comunicaciones comerciales de marcas aliadas relevantes para el negocio del cliente, con opción de exclusión. 6. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. ### 6.2 Datos de Usuarios Finales para campañas del Cliente — EMP2WEB como Encargado Cuando el establecimiento afiliado recolecta datos de sus propios usuarios a través de Gancho, EMP2WEB actúa como **Encargado** del establecimiento (Responsable). EMP2WEB trata estos datos únicamente según las instrucciones del establecimiento y para la prestación del servicio. El titular debe dirigirse al establecimiento para asuntos relativos a estos datos. ### 6.3 Datos de Usuarios Finales para la Red EMP2WEB — EMP2WEB como Responsable Cuando el Usuario Final ha otorgado autorización expresa para ello, EMP2WEB actúa como **Responsable** para las siguientes finalidades: 1. Crear perfiles, audiencias y segmentos según ubicación, intereses, comportamiento y categorías comerciales (perfilamiento). 2. Enviar comunicaciones comerciales y publicitarias de EMP2WEB y de marcas aliadas de la Red, por los canales autorizados por el titular. 3. Ejecutar campañas de publicidad segmentada: el anunciante define el segmento y EMP2WEB ejecuta el envío; **los datos personales del titular nunca se entregan al anunciante**. 4. Desarrollar herramientas de recomendación, personalización y automatización. 5. Integrar al titular en programas de beneficios, ecosistemas y redes de establecimientos de EMP2WEB. Estas finalidades **solo aplican si el titular las autorizó** mediante el mecanismo de consentimiento habilitado en el momento de la captura. Si no las autorizó, sus datos se tratan exclusivamente bajo el numeral 6.2. ### 6.4 Información anonimizada — sin requerir autorización adicional EMP2WEB podrá utilizar información **agregada y anonimizada de forma irreversible** para estudios estadísticos, inteligencia de negocios, investigación y desarrollo de productos. Esta información no permite identificar al titular. --- ## 7. BASES LEGALES DEL TRATAMIENTO | Finalidad | Base legal | |---|---| | Prestación del servicio contratado | Ejecución de contrato / relación contractual | | Facturación y obligaciones legales | Obligación legal | | Comunicaciones operativas | Interés legítimo / ejecución de contrato | | Comunicaciones comerciales y publicidad | Autorización del titular | | Perfilamiento y segmentación para publicidad | Autorización del titular | | Análisis estadístico anonimizado | Interés legítimo (dato no personal) | --- ## 8. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES **Datos sensibles:** EMP2WEB no solicita ni recolecta datos sensibles para la operación de la plataforma Gancho. En caso de que un titular los suministre de forma espontánea, se limitará su tratamiento al mínimo necesario y se eliminarán cuando sea posible. **Menores de edad:** EMP2WEB no recolecta datos de personas menores de 18 años de manera intencional. Los formularios y mecanismos de captura deben incluir una declaración de mayoría de edad. Si se identifica que un menor ha suministrado datos sin autorización de representante legal, EMP2WEB los eliminará. --- ## 9. ENCARGADOS, SUBENCARGADOS Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES EMP2WEB puede apoyarse en proveedores tecnológicos (Subencargados) para la prestación del servicio, incluyendo: - Proveedores de alojamiento y servidores. - Plataformas de envío de mensajería (correo, SMS, WhatsApp Business API). - Herramientas de analítica y bases de datos. Estos Subencargados actúan bajo instrucción de EMP2WEB y están sujetos a acuerdos que garantizan un nivel de protección equivalente al exigido por la ley colombiana. Algunos Subencargados pueden estar ubicados fuera de Colombia. En ese caso, EMP2WEB adoptará las garantías exigidas por la normatividad para la transmisión o transferencia internacional de datos personales. --- ## 10. TIEMPO DE CONSERVACIÓN | Tipo de datos | Tiempo de conservación | |---|---| | Datos de Clientes (cuenta y contrato) | Durante la vigencia del contrato + 2 años por obligaciones legales y contables | | Datos de Usuarios Finales (campañas del cliente) | Durante la vigencia del servicio del cliente + 30 días tras la terminación, luego se eliminan o devuelven | | Datos de Usuarios Finales (Red EMP2WEB) | Mientras subsista la autorización o hasta su revocación | | Registros de autorización y aceptación | 5 años como prueba legal | | Datos de facturación | 10 años (obligación tributaria) | Vencidos estos plazos, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados. --- ## 11. MEDIDAS DE SEGURIDAD EMP2WEB implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, entre ellas: - Control de acceso basado en roles. - Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS). - Copias de seguridad periódicas. - Registros de actividad y auditoría. - Procedimientos internos de seguridad y confidencialidad para el personal. Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, EMP2WEB notificará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos exigidos por la ley. --- ## 12. DERECHOS DE LOS TITULARES Todo titular tiene derecho a: 1. **Conocer** los datos personales que EMP2WEB trata sobre él. 2. **Actualizar y rectificar** datos inexactos o incompletos. 3. **Solicitar prueba** de la autorización otorgada. 4. **Ser informado** sobre el uso que se ha dado a sus datos. 5. **Presentar quejas** ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se han vulnerado sus derechos. 6. **Revocar la autorización** y/o solicitar la **supresión** de sus datos, cuando no exista obligación legal de conservarlos. 7. **Oponerse** al tratamiento para finalidades de comunicaciones comerciales (opt-out). El ejercicio de estos derechos no tiene costo para el titular. --- ## 13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS ### 13.1 Consultas El titular puede solicitar información sobre sus datos enviando un correo a **soporte@emp2web.com** con el asunto "Consulta de datos personales", indicando su nombre completo, documento de identidad y descripción de la consulta. EMP2WEB responderá en un plazo máximo de **10 días hábiles**; si no es posible en ese plazo, informará los motivos y la fecha en que atenderá la solicitud, sin exceder **5 días hábiles adicionales**. ### 13.2 Reclamos Si el titular considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados, suprimidos o que se ha incumplido esta Política, deberá: 1. Enviar el reclamo a **soporte@emp2web.com** con asunto "Reclamo de datos personales", adjuntando copia del documento de identidad, descripción del reclamo y documentos de soporte si los tiene. 2. EMP2WEB incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los **2 días hábiles** siguientes. 3. EMP2WEB resolverá el reclamo en un plazo máximo de **15 días hábiles** contados desde su recepción. Si no es posible, informará los motivos y la nueva fecha, sin exceder **8 días hábiles adicionales**. 4. Si el titular considera que la respuesta no fue satisfactoria, podrá acudir a la **Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):** www.sic.gov.co. ### 13.3 Opt-out de comunicaciones comerciales El titular puede darse de baja de comunicaciones comerciales en cualquier momento: - Respondiendo **BAJA** al mensaje recibido (SMS o WhatsApp). - Haciendo clic en el enlace de cancelación incluido en los correos. - Enviando solicitud a **soporte@emp2web.com**. La exclusión de comunicaciones comerciales no implica la supresión de los datos ni afecta la prestación del servicio. --- ## 14. PERFILAMIENTO Y DECISIONES AUTOMATIZADAS EMP2WEB podrá realizar perfilamiento de Usuarios Finales que hayan autorizado las finalidades del numeral 6.3, con el fin de mejorar la relevancia de las comunicaciones y campañas. Este perfilamiento considera variables como ubicación geográfica, intereses, comportamiento en campañas y categorías comerciales. EMP2WEB no adoptará decisiones que produzcan efectos jurídicos significativos sobre el titular basadas exclusivamente en tratamiento automatizado, sin intervención humana, salvo que el titular lo haya autorizado expresamente. --- ## 15. COMUNICACIONES COMERCIALES Y CANALES Las comunicaciones de EMP2WEB o de sus marcas aliadas se realizarán únicamente por los canales autorizados por el titular (correo electrónico, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas, notificaciones). EMP2WEB respetará el **Registro de Números Excluidos** para llamadas comerciales y cumplirá las políticas de los proveedores de mensajería utilizados. Las comunicaciones siempre identificarán a **EMP2WEB o a la marca aliada correspondiente** como remitente e incluirán un mecanismo claro de exclusión. --- ## 16. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA EMP2WEB podrá actualizar esta Política cuando sea necesario por cambios normativos, nuevas funcionalidades o evolución del negocio. Las modificaciones serán informadas mediante publicación en **nuestra página web** con al menos **5 días** de antelación a su entrada en vigor. Si los cambios afectan autorizaciones ya otorgadas, se informará directamente a los titulares por medios electrónicos. --- ## 17. AUTORIDAD DE CONTROL La autoridad de protección de datos en Colombia es la **Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):** - Sitio web: www.sic.gov.co --- ## 18. LEGISLACIÓN APLICABLE Esta Política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 527 de 1999 y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. --- ## 19. VIGENCIA La presente Política rige a partir del **2026-07-01** y permanece vigente hasta que EMP2WEB publique una versión actualizada. --- *Versión 1.0 — 2026-07-01. EMP2WEB — ayuda@emp2web.com*